「繰り返し作業を減らす意識」欧州／アジア言語 技術文書翻訳サービス会社のコラム
2026年5月7日（木）8：30
翻訳作業やマニュアル制作作業では、コピーアンドペーストやレイアウト調整など、同じような操作を何度も繰り返す場面が多くあります。
以前参加したセミナーで、講師の方が印象的なことを話されていました。
2秒 × 1000回 ＝ 約30分
1回あたりはほんのわずかな時間でも、それが1日の中で何百回、何千回と積み重なると、最終的には大きな差になります。
翻訳作業やレイアウト調整作業でも、こうした小さな繰り返しを減らすことができれば、作業時間の短縮につながります。
もちろん、案件の内容や個人の作業スタイルによって差はあります。
それでも、毎日の中で少しずつ無駄を減らしていく意識は、作業量の向上にも、休憩やリフレッシュの時間を確保することにもつながります。
大切なのは、まず気づくことです。
今の作業の中に、繰り返している動きや、もっと短縮できそうな操作がないかを意識してみるだけでも、改善のきっかけになります。
■まずは、繰り返しを減らす意識を持つ
たとえば、キーボードから何度も手を離してマウスに持ち替えていないか。
同じフォルダを何度も開いていないか。
同じ書式調整を何度も手作業で行っていないか。
このような作業は、1回ごとは小さくても、積み重なると大きな時間になります。
まずは、日々の仕事の中で何が繰り返しになっているかを見つけることが第一歩です。
■キーボードから手を離さない工夫
作業効率を上げるうえで、キーボード操作を増やすことは有効です。
マウスに手を伸ばす回数が減るだけでも、意外と作業がスムーズになります。
方法としては、次のような工夫があります。
1．多機能キーボードを活用する
ショートカットボタンを設定できるキーボードであれば、メールソフトやブラウザ、よく使うアプリケーションをすぐに起動できます。
作業環境そのものを見直すことも、効率化の一つです。
2．ショートカットキーを少しずつ覚える
ショートカットキーは、一度にたくさん覚えようとすると大変ですが、よく使うものから少しずつ取り入れると効果的です。
たとえば、次のような操作は覚えておくと便利です。
・Windowsキー ＋ 右矢印 または 左矢印
開いているウィンドウを画面の右半分、左半分に寄せる
・F12
名前を付けて保存
・Ctrl ＋ Shift ＋ Space
改行しないスペースを入力
・Alt ＋ F7
次のスペルミスへ移動
このような操作を少しずつ使えるようになると、日常作業がかなり楽になります。
■覚え方のコツ
ショートカットキーは、最初から一覧を丸暗記しようとすると、かえって続きにくくなります。
大切なのは、目的から入ることです。
たとえば、
変更履歴をすばやく切り替えたい
名前を付けて保存をもっと早くしたい
画面を左右に並べて見比べたい
このように、やりたいことが先にあると、それに合う操作を自然に覚えやすくなります。
困ったときにその都度調べる、というやり方でも十分です。
インターネットで検索してもよいですし、手元の書籍で確認してもよいでしょう。
最初から参考書を順番に読み込むより、実際の仕事の中で必要になったものから覚える方が、実務には合っています。
■小さな改善の積み重ねが大きな差になる
翻訳作業もマニュアル制作も、派手な工夫より、地道な改善の積み重ねが効いてくる仕事です。
1回2秒の短縮でも、それが何百回も積み重なれば、まとまった時間になります。
その時間を、新しい案件への対応に使うこともできますし、確認作業を丁寧に行う時間に回すこともできます。
あるいは、少し休憩して気分を切り替えることもできます。
効率化とは、単に速く作業することだけではなく、限られた時間をより良く使うための工夫なのだと思います。
■まとめ
翻訳作業やマニュアル制作作業では、繰り返し作業を少しずつ減らしていく意識が大切です。
キーボード操作の活用、ショートカットキーの習得、作業環境の見直しなど、小さな工夫でも積み重ねれば大きな差になります。
まずは、自分の作業の中で何を何度も繰り返しているかを見つけること。
そこから効率化は始まります。
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